Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung oh­ne Be­le­ge

Vermieter:innen sind verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung an ihre Mieter:innen zu schicken. Diese muss zwar keine einzelnen Belege enthalten, aber der:die Mietende hat ein Recht auf Belegeinsicht. In diesem Artikel erfährst du, was du tun kannst, wenn dir die Belege für die Nebenkosten nicht vorliegen.

Ja, eine Nebenkostenabrechnung ist auch ohne beigefügte Belege und Rechnungen gültig. Als Vermieter musst du deinen Mieter:innen jährlich eine nachvollziehbare Abrechnung über die umlagefähigen Betriebskosten vorlegen. Eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung enthält insbesondere: 
 

• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, 
• den zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, 
• die Berechnung des Kostenanteils der Mietpartei und 
• den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. 
   

Belege und Rechnungen musst du der Nebenkostenabrechnung dagegen nicht beifügen. Dein:e Mieter:in hat jedoch das Recht, die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege einzusehen. Verlangt er:sie Belegeinsicht, musst du diese ermöglichen.

Für die Nebenkostenabrechnung erfasst du anhand der Belege und Rechnungen die umlagefähigen Betriebskosten des Abrechnungszeitraums. Anschließend verteilst du die Kosten mit dem jeweiligen Verteilerschlüssel auf deine Mieter:innen. Beachte dabei auch die Regelungen zur Kostenübernahme in deinem Mietvertrag. 

Verlangt dein:e Mieter:in Einsicht in die Belege zur Nebenkostenabrechnung, musst du diese ermöglichen. Du bist jedoch nicht verpflichtet, Rechnungen, Gebührenbescheide und andere Belege automatisch mit der Nebenkostenabrechnung zu verschicken. 

Nach § 556 Abs. 4 BGB kannst du die Belege auch elektronisch bereitstellen. Alternativ kann die Einsicht beispielsweise in deinen Geschäftsräumen oder denen der Hausverwaltung erfolgen. Einen generellen Anspruch auf die postalische Zusendung von Kopien haben Mieter:innen nicht. Im Einzelfall kann eine Übersendung jedoch erforderlich sein, wenn eine Einsicht vor Ort nicht zumutbar ist. 

Für die Belegeinsicht nennt das Gesetz keine eigene feste Frist. Mieter haben jedoch grundsätzlich zwölf Monate nach Zugang der Nebenkostenabrechnung Zeit, Einwendungen gegen die Abrechnung zu erheben. Verlangen sie innerhalb dieser zwölfmonatigen Einwendungsfrist Belegeinsicht, solltest du diese zeitnah ermöglichen, damit sie die Abrechnung prüfen können. 

Fehlen dir bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung Belege, solltest du diese so schnell wie möglich nachfordern. Wende dich dafür beispielsweise an die jeweiligen Rechnungssteller:innen, Dienstleister oder Versorgungsunternehmen und bitte um eine erneute Zusendung. 

Diese Unterlagen solltest du als Vermieter:in je nach abgerechneten Kosten auf Verlangen vorlegen können: 

• Wartungsverträge 
• Versicherungsverträge 
• Rechnungen 
• Lieferscheine 
• Ableseprotokolle 
• Verträge mit Dienstleistern und Lieferanten 
• Zahlungsbelege 
  

Kannst du verlangte Belege nicht zur Einsicht bereitstellen, kann dein:e Mieter:in die betreffende Nebenkostenabrechnung nicht vollständig überprüfen. Solange eine berechtigt verlangte Belegeinsicht nicht gewährt wird, kann ihm:ihr gegenüber einer Nachforderung aus der Nebenkostenabrechnung ein vorübergehendes Leistungsverweigerungsrecht zustehen. 

Auch laufende Betriebskostenvorauszahlungen können unter bestimmten Voraussetzungen vorübergehend zurückbehalten werden, wenn du eine berechtigt verlangte Belegeinsicht nicht gewährst. Darüber hinaus können Mieter:innen ihren Anspruch auf Belegeinsicht gerichtlich geltend machen. Sobald du die erforderliche Belegeinsicht ermöglichst, entfällt das darauf gestützte Zurückbehaltungsrecht. 

Eine Nebenkostenabrechnung muss keine Belege enthalten, um gültig zu sein. Verlangt dein:e Mieter:in jedoch Belegeinsicht, musst du diese ermöglichen. Fehlende Belege solltest du deshalb so schnell wie möglich nachfordern. 

Kannst du eine berechtigt verlangte Belegeinsicht nicht ermöglichen, kann dein:e Mieter:in eine Nachforderung oder unter bestimmten Voraussetzungen auch laufende Betriebskostenvorauszahlungen vorübergehend zurückhalten. Darüber hinaus kann der Anspruch auf Belegeinsicht gerichtlich geltend gemacht werden.