Hausmeisterkosten als Ne­ben­kos­ten: Un­wirt­schaft­lich­keit ver­mei­den

Hausmeisterkosten gehören teilweise zu den umlagefähigen Nebenkosten. Doch was tun, wenn der umlegbare Teil unangemessen hoch ist? Als Vermieter:in musst du das Wirtschaftlichkeitsgebot beachten, um Streitigkeiten mit deinen Mieter:innen zu vermeiden und rechtssicher abzurechnen. In diesem Ratgeber erfährst du, wie du Hausmeisterkosten auf ihre Wirtschaftlichkeit prüfst und korrekt auf deine Mieter:innen umlegst. 

Hausmeisterkosten dürfen in der Betriebskostenabrechnung nur insoweit auf Mieter:innen umgelegt werden, wie sie auf umlagefähige Tätigkeiten entfallen und die Umlage der Betriebskosten mietvertraglich vereinbart ist.

Zu den umlagefähigen Hausmeisterkosten können beispielsweise Lohn- und Sozialversicherungsbeiträge sowie Vergütungen für typische Hausmeistertätigkeiten gehören, etwa: 
 

• Reinigung und Pflege von Gemeinschaftsflächen 
• Gartenpflege 
• Winterdienst 
• Überwachung technischer Anlagen 
   

Nicht umlagefähig sind dagegen Kosten für Instandhaltung, Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben. Diese musst du als Vermieter:in selbst tragen. 

Bei den Hausmeisterkosten musst du das Wirtschaftlichkeitsgebot beachten. Entscheidend ist insbesondere, ob die Leistungen zu marktüblichen Konditionen vergeben wurden. 

Achte dabei auf folgende Punkte: 

• Marktübliche Preise: Prüfe, ob die Kosten deines Hausmeisterdienstes für die vereinbarten Leistungen marktgerecht sind. Vergleichsangebote können dabei als Orientierung dienen. 
• Tätigkeitsumfang: Prüfe, welche Aufgaben der Hausmeister tatsächlich übernimmt und welcher Arbeitsaufwand dafür erforderlich ist. 
• Keine doppelten Kosten: Übernimmt der Hausmeister beispielsweise Gartenpflege oder Winterdienst, dürfen die entsprechenden Arbeitskosten nicht zusätzlich unter einer anderen Betriebskostenposition abgerechnet werden. 

Nach dem Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes lagen die durchschnittlichen Hauswartkosten 2024 bei 0,37 Euro pro Quadratmeter und Monat. Der Wert dient jedoch nur zur Orientierung. Wie hoch die Hausmeisterkosten ausfallen, hängt unter anderem vom Leistungsumfang und vom jeweiligen Gebäude ab. 

Liegen deine Kosten deutlich über dem Durchschnitt, bedeutet das deshalb nicht automatisch, dass sie unwirtschaftlich sind. Es kann aber ein Anlass sein, Kosten und Leistungen genauer zu prüfen und mit marktüblichen Konditionen zu vergleichen. 

Bei der Abrechnung von Hausmeisterkosten können verschiedene Fehler entstehen. Besonders wichtig ist die Trennung von umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten. Übernimmt der Hausmeister sowohl umlagefähige als auch nicht umlagefähige Aufgaben, musst du die Kosten nachvollziehbar aufschlüsseln, sodass die nicht umlagefähigen Kosten herausgerechnet werden können. 

Ein weiteres Problem sind doppelte Abrechnungen. Übernimmt der Hausmeister beispielsweise Gartenpflege oder Winterdienst, dürfen die entsprechenden Arbeitskosten nicht zusätzlich unter einer anderen Betriebskostenposition abgerechnet werden. Achte deshalb darauf, dass jede Leistung nur einmal angesetzt wird. 

Auch ein unklarer Tätigkeitsumfang kann die Abrechnung erschweren. Im Hausmeistervertrag oder in einem Leistungsverzeichnis sollte möglichst konkret festgehalten werden, welche Aufgaben der Hausmeister übernimmt. So lassen sich umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten besser voneinander abgrenzen. 

Um Hausmeisterkosten effizient und korrekt abzurechnen, kannst du diese Schritte nutzen:

Hausmeisterkosten kannst du auf deine Mieter:innen umlegen, soweit sie auf umlagefähige Tätigkeiten entfallen. Achte dabei auf marktübliche Kosten und trenne umlagefähige Leistungen nachvollziehbar von Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Ein klarer Leistungsumfang und eine transparente Abrechnung helfen dir, das Wirtschaftlichkeitsgebot einzuhalten und Streit über die Hausmeisterkosten zu vermeiden.